档案归档管理制度

学校档案归档管理制度(试行) 为加强学校的档案建设工作，达到档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，根据区教育局档案归档要求，特制订本制度。
一、文件材料的归档原则:
1、归档文件材料必须完整。
2、文件材料必须准确地反映各部门各项活动的真实内容和过程。 二、文件材料的基本要求:
1、文件材料必须字迹清楚，不用圆珠笔、铅笔、红墨水及纯蓝墨水签批或书写，一律用黑*笔书写或打印。
2、各室各项工作中形成的应归档的全部文件材料，有各室的主管人员初步整理，组织保管，学校的文书档案(即上级来文)每年年底上交档案室;教学档案、德育档案在每学期末汇总上交档案室;基建档案、会计档案在整理结束后就可移交档案室保存。 三、归档部门及负责人:
校长室(文书档案、大事记):郭*丽，大事记的记载范围见附件一， 党支部、工会:李季
教导处(教学档案):孙永良
德育处(德育档案):李来水
基建档案:张俊威
会计档案:刘新波
照片档案:郝凤莲
声像档案:綦占龙
备注:教学档案和德育档案除了收集文字版的材料外-还要收集电子文件。 四、归档范围:
(一)校长室
1、重要会议记录。
2、学校一年一次编写组织机构，人员配备一览表、大事记。 3、学校建立、撤并、更改校名、启用*的报告、请示、批复、通知等。 4、学校干部任免，领导班子调整的文件，校内部机构负责人任免材料。
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5、学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录、批准书、批复、通知等。 6、学校离退休人员登记表、审批表，改变干部级别待遇的请示、批复。 7、学校教职工***处分报告，调查材料，本人认识及上级机关的批复。 8、学校人员复查、落实政策报告、批复、结论材料等。
9、学校教职工辞职、退职报告和批复。
10、学校教职工调整*、培训进修等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。 11、学校各种名册
(1)教职工花名册 (2)教师任职情况表
12、学校各种统计报表
(1)教职工基本情况统计表 (2)国家干部定期年报表 13、学校工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料。 14、学校负责人在全校*会议上的讲话材料。
15、学校制定的各项组织简则，岗位责任制，规章制度，工作条例。 16、反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。
17、、教职工调动工作，大中专毕业生分配工作报到证，介绍信及存根。 18、学校领导代表学校在上级召开会议上的发言，经验交流材料。 19、学校代表上级机关起草被采用的文件最后草稿和印本。 20、学校领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。 21、上级机关领导来校视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。 22、学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。
23、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。
24、学校教职工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。
25、学校教职工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材
料。
26、学校上报未批复的各项请示材料。
27、学校处理的重要来信、来访的有关材料。
(二)党支部
1、党支部会议记录，党支部改选，奖惩，党内规章，党费管理等工作中形成的文件。
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2、*员名册，*党派*名册。
3、党组织年报。
4、党员组织关系转移介绍信及存根。
5、党支部拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。
(三)工会
1、工会拟订的工作意见，计划，规划，总结，目标管理，专题调查材料。
2、学校教代会专题材料(会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、会议纪要、倡议书等)。
3、工会统计表。
(四)教导处
1、教师任职任课情况表。
2、教职工、班级、学生基本情况统计表。
3、其它统计报表。
4、教导处、教研组工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。
5、学生学籍册(卡)管理。
(1)基本情况 (2)每学期品德评语，各学科成绩记录 (3)奖征情况 (4)体检健康状况 (5)义教卡 (6)出勤情况 (7)未结业离校学生去向 (8)毕业生去向
6、各类学生名册
(1)全校各班学生花名册 (2)各班学生干部名册 (3)新生入学名册 (4)各届毕业生登记表(包括小学升中学时填写的登记表和毕业登记草表)
7、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根(含学生、家长申请报告、领导人意见)，借读生审批材料。
8、学生参加区以上各种学科竞赛、比赛、文艺演出、体育运动优胜者，获奖名册，奖品复印件或照片。
9、教学教研活动形成材料
(1)关于学校各种教学方面的规章制度
(2)各科教学计划、教研活动安排
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(3)每学期总课程表、作息时间
(4)学校日志
(5)每学期班主任名单、教师任职任课情况
(6)公开课教案、评议等有关材料
(7)校本课程活动形成的材料(如各校本课程的组织情况、活动计划、活动记录、展示方案等)
(8)师范院校毕业生来校实习记录
(9)参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料
10、试卷和成绩
(1)每学期期终考试、升学毕业考试试卷样本
(2)学期各科成绩汇总表和单科成绩表
(3)试卷分析、成绩统计、教学质量分析
11、学校体育运动会和达标材料
(1)学校运动会手册
(2)各项成绩记录
(3)优胜者名册和成绩
(4)达标情况
12、反映学校主要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带或cd、vcd等。
(五)德育处
1、班主任工作计划、总结、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记等。
2、教职工获得各种荣誉称号:如出色的/卓越的/优异的/杰出的班主任、为人师表等获奖材料(事迹登记表、批准文件、照片)。
3、学生奖、惩、事故材料
(1)评为区以上的三好生 (2)校级各类先进名册和材料
(3)开除学籍的处分材料(学校对学生处分的报告、调查材料、本人认识、上级批复、也含校外处分被*局拘留、少教、劳教、判刑有关材料)
(4)受校纪处分材料和改正情况、撤销处分时间
(5)学生伤亡事故的情况报告、调查材料
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4、其它
(1)家长会议材料
(2)与兄弟单位的教学活动、经验交流材料
(六)少先队
1、少先队工作计划、总结、管理、汇报、经验交流、调查材料、会议记录、大事记。
2、少先队学生干部名册。
3、评为区以上出色的/卓越的/优异的/杰出的学生干部、出色的/卓越的/优异的/杰出的团员等材料。
(七)总务处
1、劳动*报表。
2、学校财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证清册。 3、学校基建活动中形成的文件材料(学校平面图、施工、竣工、验收等各个环节中形成
的文字、图纸、计算材料、征用土地的请示与批复，校舍产权等方面的协议合同，调查报告，
危险校舍的抢修，使用情况等)。
4、设备材料
(1)设备、仪器随机文件，包括维修、使用说明书，合格证，安装图，原理图易损坏图
纸、保修、装箱单等。
(2)进口设备、贵重设备的报批、报关、检查、索赔及有关合同等材料。 (3)为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
(4)修理记录。
(5)有关部门对设备的年检材料
5、会计凭证类
(1)单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证
(2)涉及外事的记帐凭证
6、会计帐簿类
(1)日记帐 (2)总帐 (3)明细分类、分户或登记簿 现金出纳帐、银行存款帐
7、会计报表类
(1)各种行政事业单位决算 (2)单位预算会计月、季报表
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8、其它类
(1)会计移交清册 (2)会计档案保管清册 (3)会计档案销毁清册

附件一:
学校大事记记载范围 1、学校成立、撤销、回复、合并、更名、隶属关系和校址变化; 2、学校教育机构和只能部门的设置和变化
3、学校领导人和中层干部的任免和变动
4、党、团、群众组织的建设和重要活动
5、学校管理体制及变革
6、重要规章制度的制定、公布与实施及修改
7、重要会议和和重要决定。
8、历次*运动及落实政策
9、学校领导人与知名人士的重要活动。
10、附属机构(附属中小学、校办工厂农场、服务公司等)的设立及变化;
11、办学规模、办学形式和学制的变化。
12、专业设置、课程设置及变化;
13、招生制度、招生范围的变化;
14、教学方法的试验与推广;
15、教学研究与科研项目的完成、鉴定、获得与教材的编写出版; 16、重要的教学科设施、设备的兴建及投入使用; 17、改善教职工工作、生活条件的重大措施;
18、学位授予点获准设立;
19、获奖学金制度、贷雪金制度及勤工助学制度的实行; 20、与产业部门、科研部门等单位合作关系的建立; 21、本校的集体和师生获得奖励和荣誉称号;
22、本校师生参加重要比赛、竞赛获得优异成绩; 23、学校教学资质(等级)的评定;
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24、上级领导人到校视察与重要指示;
25、本校教师、教育工作者参加*、国内重要的教学和学术交流获得，与国内外教学机构、学校及教学工作者的友好往来;]
26、校刊校报的创办;
27、校舍新建扩建;
28、重大事故;
29、学校工作中的重大失误;
30、学校领导人和知名人士的逝世;
40、其他。

附件二:
电子文件的收集
一、收集范围:
文本文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，类别代码为t。 二、收集前必须填写电子文件积累登记表:
序号:积累电子文件的顺序号。一般一年一个流水号，即每年从1开始顺序编号; 题名:填写这份文件的题名。如[关于举办拔河比赛的通知"
电子文件名:全宗号+日期+题名，如[1020030208关于举办拔河比赛的通知" 类别代码:一般为t
序电子 类别 光(磁)稿本 备
题名 形成部门 形成日期 软件系统 密级 号 文件名 代码 盘号 代码 注

三、刻录:
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以年为单位，将电子文件进行光盘刻录。要一式三份，一套移交档案馆，一套六档案室保存，一套供日常查阅。

附件三:
数码照片的收集和整理
一、分类
按其形成的年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每个奶奶读建立一个名称为data的文件夹。
二、编号。
对文件夹中所有的数码相片文件按时间(或重要程度)先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切(如一个活动、会议、事件的)数码照片应该排列在一起，编号的过程就是给数码相片进行文件名更名，即[年度+流水号"。例如，排列为2004年归档的第16张数码相片，将其拷贝到data文件夹下，重命名为[20040016"。
三、编制目录。
在更名的同时，要填写好照片档案文件级目录。
照片号 照片题名 拍摄者 拍摄时间 保管期限 备注

四、刻录。
光盘刻录一式三份，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

附件四:

音像的收集和整理
一、音像档案原则上以一盒(盘)为一个保管单位。
二、音像档案的分类，可以按年度-载体分类，即在同一年度内按载体或格式(录音带-录像带-光盘)分别排列，然后逐盒(盘)编流水号，。例如，某立档单位(全宗号为57)2007年靠前盒音像档案，其档号格式可用[57-yx-2007-001"(yx代表音像档案的类别号)
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三、音像档案目录的填写
序号 作者 内容 制作日期 保管期限 备注

附件五:
档案鉴定小组
组 长:丛滋芬
副组长:王伟娟 李季
成 员:孙永良 李来水 张俊威 刘新波 刘爱静 郭*丽 郝凤莲
綦占龙
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档案资料归档管理制度2

档案资料归档管理制度

靠前条 为保存和管理党务公开工作中形成的档案资料，全面客观真实地反映工作情况，根据有关规定，结合我街道实际，制定本制度。
第二条 凡涉及党务公开内容的各类资料都应归档保存，主要包括:
(一)上级党组织和党务公开领导小组及其办公室关于党务公开的文件、领导讲话、会议材料、信息简报等;
(二)本级党组织和党务公开领导小组及其办公室在党务公开工作中形成的文件、方案、会议记录(纪要)、领导讲话、会议材料、信息简报和音像、图片、表格等资料;
(三)党务公开事项本级党组织负责人和上级党组织的审批件及原始公开材料;
(四)党员、群众对基层党务公开的意见建议收集、领导阅批、**和反馈等方面的资料;
(五)其他应纳入归档管理的资料。
第三条 归档资料的要求:
(一)各类归档资料应为原件或有效复印件;
(二)归档资料应系统完整、客观真实;
(三)资料归档应及时有序、分类立卷、规范存放。
第四条 各基层党组织应落实专人，负责党务公开资料的及时收集、整理、归档等工作。
第五条 本制度未尽事宜，按照档案管理法律法规的有关规定执行。对在党务公开资料归档管理工作中失职渎职，造成不良影响的，要追究有关单位负责人和直接责任人的责任;涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

档案归档、保存及调阅管理制度3

档案归档、保存及调阅管理制度

一、公司文书档案、人事劳动档案、电子音像档案、图书图片档案及其它需要存档备案、备查的档案，由办公室指派专人保管。财务档案、技术档案另行制订管理办法。
二、以公司名义签订的各类协议、合同、意向书、公司出具的有关*等，在加盖公司*时须留壹份原件作为公司档案。
三、以公司名义上报、下发的种类文件(报告、规定、纪要等)在加盖公司*时，必须同时将壹份原件留作档案。
四、*及业务部门下发的各类文件、规定、通知，各类证件、证书，办公室必须做好收发登记，原件及时归档，有关部门需要可留复印件。
五、公司资产登记资料，资产评估报告，公司年度总结资料等必须及时归档。
六、公司为每个员工建立档案，该档案应包括个人*复印件、个人简历、相关学历及技术职称证书复印件、来公司工作时间、职务等。公司对个人的奖励及处罚决定。
七、档案的调阅调用
1、调阅调用档案须经分管副总经理批准;调阅股东会、董事会文件必须经董事长批准;涉及公司秘密等重要档案必须经董事长或总经理批准，并注意保守公司秘密。
2、必须**调阅手续，原则上只提供复印件。
3、确需将档案原件带出时要做原件备份，必须做好登记和确定归还日期。
4、要保证调阅档案的资料完整，不得涂改、勾画、剪裁和其它形式的损坏。违者给予一定处罚。
八、档案管理人员职责
1、对公司有关资料及时归档、整理，按年度、按类别、按卷别存放，并建立各种档案的调阅目录，档案目录备份应交办公室负责人处存查。
2、认真保管公司档案，采取必要措施，做到防潮、防水、防虫蛀、防霉变、防盗、防遗失。
3、因保管不当、工作失职造成公司档案损坏、遗失和泄密的，对保管人员给予扣发*、降级、开除等处分，情节严重者，将由司法机关追究其法律责任。

电子文件归档与电子档案管理制度4

电子类资料和档案特殊管理制度

为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。 一、制度

(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续*。

(2)为保证电子档案的可利用*，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实*、安全*和完整*。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 二、电子文件的收集与积累

(1)收集范围。电子文件的收集范围:草稿*电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿*电子文件进行保留，否则可根据实际条件

或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在[无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属*。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖*，以及易修改*等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属*标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

三、电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 (1)归档范围

电子文件的归档范围:草稿*电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (42归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久*的载体上。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。 2、软件文档归档要求

①上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。 ②备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

③存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

⑤需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

⑥原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

四、电子档案的销毁鉴定

(1)电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。

(2)电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，**相关手续后，方可实施。

(3)非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如

存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

五。处罚措施

1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。 2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。 六。生效时间

该制度自发布之日起生效。

电子类资料和档案特殊管理规定

山西煤销集团旧街煤业有限公司